Административный регламент

 министерства транспорта Ростовской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия по ним решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»

 

Утвержден постановлением министерства транспорта Ростовской области № 2 от 19.05.2014

 

 

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Государственная функция по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок (далее – государственная функция) осуществляется  министерством транспорта Ростовской области (далее – министерство).

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Областным законом Ростовской области от 29.05.1996 № 19-ЗС «Устав Ростовской области»;

Областным законом Ростовской области от 25.10.2002 № 273-ЗС «Об административных правонарушениях»;

Областным законом Ростовской области от 18.09.2006 № 540-ЗС «Об обращениях граждан»;

указом Губернатора Ростовской области от 20.03.2012 № 16 «О регламенте Правительства Ростовской области»;

распоряжением Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;

постановлением Правительства Ростовской области от 14.06.2012 № 506 «Об утверждении административного регламента Правительства Ростовской области по исполнению государственной функции, связанной с рассмотрением обращений граждан».

1.3. Административный регламент министерства транспорта Ростовской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия по ним решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее – Административный регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий), а также порядок взаимодействия между структурными подразделениями министерства и с иными органами исполнительной власти Ростовской области.

При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Ростовской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области, иными организациями, гражданами.

Положения Административного регламента распространяются на все устные обращения, обращения в письменной форме, обращения в форме электронного документа, индивидуальные и коллективные обращения граждан, кроме обращений, рассмотрение которых регулируется соответствующими законодательными и иными нормативными правовыми актами.

Заявителями при исполнении государственной функции являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации (далее – гражданин).

1.4. При рассмотрении обращений граждан  должностные лица министерства:

 обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области и у должностных лиц не позднее 3-х дней с момента поступления обращения к непосредственному исполнителю, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 3.7 – 3.13 раздела 3 настоящего Административного регламента;

уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования Ростовской области или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

1.5. При рассмотрении обращения, поступившего в министерство, гражданин имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании. К обращениям, поступившим в форме электронного документа, гражданин вправе приложить необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.7 – 3.13 раздела 3 настоящего Административного регламента, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования Ростовской области или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

1.6. Результатом осуществления государственной функции является письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.7-3.13. раздела 3 настоящего Административного регламента.

 

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

 

2.1. Письменное обращение с доставкой по почте направляется по почтовому адресу министерства: 344019, г. Ростов-на-Дону, ул. Нижегородская, д. 20/11.

Письменные обращения могут направляться отделом по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской.

Гражданин может лично передать письменное обращение на имя министра транспорта Ростовской области или на имя заместителей министра транспорта Ростовской области, начальников структурных подразделений министерства в сектор делопроизводства министерства.

2.2. График (режим) работы министерства:

понедельник – четверг

– 9.00 – 18.00;

пятница

– 9.00 – 17.00;

предпраздничные дни

– 9.00 – 17.00;

суббота и воскресенье

– выходные дни;

перерыв

– 13.00 – 13.48.

2.3. Обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты министерства: mintrans@donland.ru.

2.4. Факсимильное письменное обращение направляется по телефону        (863) 253-95-76.

2.5. Телефон для справок сектора делопроизводства министерства –          (863) 253-85-26, телефоны приемных заместителей министра транспорта Ростовской области – (863) 295-53-97, (863) 295-53-87, (863) 266-55-00.

Сведения о месте нахождения и телефонных номерах структурных подразделений министерства размещены на официальном сайте министерства: mindortrans.donland.ru.

2.6. Информация о регистрации поступивших обращений граждан, об ответственном исполнителе,  его контактных телефонах, а также о ходе рассмотрения ответственным исполнителем  обращений граждан представляется специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства, по телефону – (863) 253-85-26.

Так же сектором делопроизводства министерства по телефону предоставляется следующая информация:

контактные телефоны должностных лиц министерства;

график приема граждан министром транспорта Ростовской области, заместителями министра транспорта Ростовской области;

почтовый адрес министерства, адрес электронной почты министерства для направления письменных обращений, месторасположение министерства;

другая справочная информация.

2.7. Личный прием граждан осуществляется министром транспорта Ростовской области и его заместителями по вопросам отнесенным к их компетенции.

2.8. Запись на личный прием граждан министром транспорта Ростовской области осуществляется в министерстве помощником министра транспорта Ростовской области – главным специалистом ежедневно с 10.30 до 12.30 часов (кроме выходных и праздничных дней).

День приема граждан министром транспорта Ростовской области   Кушнарёвым В.В., согласно приказу министерства от 13.03.2014 № 64 «О внесении изменений в приказ министерства транспорта Ростовской области от 17.11.2011 № 314», последний вторник каждого месяца с10.00 до 13.00 часов.

2.9. Личный прием граждан заместителями министра транспорта Ростовской области осуществляется в дни и часы, установленные приказом министерства от 17.11.2011 № 314 «О совершенствовании работы с обращениями граждан»:

Гойда Василий Леонидович – первый заместитель министра транспорта Ростовской области – первая и третья неделя каждого месяца – по средам с 16.00 до 18.00 часов;

Кузнецова Людмила Алексеевна – заместитель министра транспорта Ростовской области – вторая и четвертая неделя каждого месяца – по вторникам с 16.00 до 18.00  часов;

Колбин Алексей Валентинович – заместитель министра транспорта Ростовской области – первая и третья неделя каждого месяца – по четвергам с 16.00 до 18.00 часов.

2.9.1. Ответственность за заполнение карточки учета приема обращений граждан, поступивших на личном приеме министра транспорта Ростовской области, несет помощник министра транспорта Ростовской области – главный специалист.

Ответственность за заполнение карточки учета приема обращений граждан, поступивших на личном приеме заместителей министра транспорта Ростовской области, несут должностные лица министерства, ответственные за ведение делопроизводства, в соответствующих структурных подразделениях министерства.

2.9.2. Обращения граждан, поступившие на личном приеме министра транспорта Ростовской области и карточки учета приема обращений граждан передаются помощником министра транспорта Ростовской области – главным специалистом в сектор делопроизводства министерства для регистрации в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело») и контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан.

Обращения граждан, поступившие на личном приеме заместителей министра транспорта Ростовской области и карточки учета приема обращений граждан передаются лицом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, в сектор делопроизводства министерства для регистрации в системе «Дело» и контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан.

2.9.3. В соответствии с поручением Президента Российской Федерации в министерстве ежегодно, 12 декабря проводится общероссийский день приема граждан. Предварительная запись на личный прием осуществляется заведующим сектором делопроизводства министерства по телефону (863) 295-54-11. Прием граждан осуществляют должностные лица министерства. Информация о проведении общероссийского дня приема граждан размещена на официальном сайте министерства.

2.10. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях, дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.11. Текстовая информация о порядке исполнения государственной функции размещается на официальном сайте министерства – mindortrans.donland.ru.

2.12. Основными требованиями к информированию граждан о порядке исполнения государственной функции являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования.

2.13. Информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется в виде индивидуального и публичного информирования, проводимые в форме устного и письменного информирования.

2.13.1. При ответах на телефонные звонки должностное лицо министерства подробно и в вежливой форме информирует обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании министерства, фамилии, имени, отчества и должности исполнителя, предоставления полного ответа на поставленные вопросы, в том числе, с привлечением других должностных лиц министерства.

2.13.2. Письменное информирование граждан при обращении в министерство осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или электронной почтой. При коллективном обращении ответ направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.

2.14. Письменное обращение гражданина, поступившее в министерство, рассматривается в течении 30-ти календарных дней со дня его регистрации в Правительстве Ростовской области и (или) в министерстве, если не установлен иной срок рассмотрения.

2.15. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления обращения в министерство или в течение следующего рабочего дня, если обращение поступило после 16 часов предыдущего.

Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в министерство и до передачи исполнителю, которому непосредственно поручено рассмотрение обращения, не должен превышать 2-х дней. Срочные обращения передаются незамедлительно.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничному или выходному дню, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока рассмотрения обращения считается следующий за ним, рабочий день.

2.16. В исключительных случаях, когда для рассмотрения  обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования Ростовской области, организацию или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен Губернатором Ростовской области, Вице-губернатором Ростовской области, министром транспорта Ростовской области, заместителями министра транспорта Ростовской области, но не более чем на 30 дней, при этом гражданину направляется соответствующее уведомление с указанием причин продления.

2.17. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит  в компетенцию министерства, направляется в течение 7-ми дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение о переадресации.

2.18. Обращения граждан, поступившие в министерство из вышестоящих органов власти (федеральные министерства, Государственная Дума Российской Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, Правительство Ростовской области) с просьбой об информировании по результатам рассмотрения, рассматриваются в сроки, установленные ими, или в сроки, установленные Губернатором Ростовской области, Вице-губернатором Ростовской области, министром транспорта Ростовской области, заместителями министра транспорта Ростовской области. Если вышеуказанные сроки установлены не были, то обращение рассматриваются в течение 30-ти календарных дней со дня его регистрации в Правительстве Ростовской области и (или) в министерстве.

2.19. Обращения граждан, поступившие в министерство, содержащие признаки коррупционных нарушений, рассматриваются комиссионно с выездом на место и встречей с гражданином, с направлением, в случае обоснованности обращения, материалов в правоохранительные органы.

2.20. При рассмотрении жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) министерства и должностных лиц министерства, государственных гражданских служащих Ростовской области при предоставлении государственных услуг необходимо руководствоваться постановлением Правительства Ростовской области от 06.12.2012 № 1063 «Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Ростовской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Ростовской области» и Административными регламентами министерства предоставления государственных услуг.

 

 

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

 

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация обращений;

рассмотрение обращений;

направление ответа на обращение;

личный прием граждан.

3.2. В письменном обращении гражданина, составленном в свободной форме, в обязательном порядке указывается либо наименование министерства, либо фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) соответствующего должностного лица министерства, либо должность соответствующего лица. Гражданин также указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

3.3. В обращении, поступившем в министерство или должностному лицу министерства в форме электронного документа, в обязательном порядке указывается либо наименование министерства, либо фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) соответствующего должностного лица министерства, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, адрес его электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или его почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, суть предложения, заявления, жалобы.

Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

3.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения.

3.5. Запрещается требовать от гражданина:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с исполнением государственной функции;

представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области находятся в распоряжении министерства или иных государственных органов, органов местного самоуправления муниципального образования Ростовской области.

3.6. Обращение, поступившее в министерство, подлежит обязательному рассмотрению.

3.7. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий орган в соответствии с его компетенцией.

3.8. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7-ми дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение,
с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.9. При получении письменного обращения, в котором содержится нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо министерства вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.10. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7-ми дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.11. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр транспорта Ростовской области либо уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в министерство  или одному и тому же должностному лицу министерства. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

3.12. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.13. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в министерство или должностному лицу министерства.

3.14. Все обращения граждан независимо от их формы и поступления в министерство подлежат обязательной регистрации в  системе «Дело».

3.15. Письменные обращения граждан, полученные  из отдела по работе с обращениями граждан Правительства  Ростовской области, присланные по почте, по факсу, по электронной почте или доставленные гражданином либо его представителем непосредственно в министерство поступают в сектор делопроизводства министерства.

3.16. Специалист первой категории сектора делопроизводства министерства при приеме обращения по почте:

3.16.1. Проверяет правильность адресования обращения и целостность конверта, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма.

3.16.2. Вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт.

3.16.3. В случае отсутствия самого текста письма составляет справку следующего содержания: «Письма в адрес министерства транспорта Ростовской области нет» с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам.

3.16.4. На письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых гражданами, составляет акт, который приобщается к поступившему обращению.

3.16.5. Получив обращение нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, если в конверте прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрывая конверт  сообщает об этом своему руководителю и действует, соблюдая все меры безопасности при приеме и регистрации корреспонденции.

3.17. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в секторе делопроизводства министерства. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина, почтового или электронного адреса для ответа.

На копии обращения гражданина на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп министерства, где вписывается дата приема и подпись принявшего документ должностного лица министерства.

3.18. Обращения, поступившие по факсимильной связи на имя министра транспорта Ростовской области или на имя заместителей министра транспорта Ростовской области, начальников структурных подразделений министерства, передаются в сектор делопроизводства министерства.

3.19. Для приема обращений граждан в форме электронных сообщений (интернет - обращений) установлен электронный адрес: mintrans@donland.ru.

3.20. Учтенные обращения граждан передаются сектором делопроизводства министерства помощнику министра транспорта Ростовской области – главному специалисту для рассмотрения и подготовки проектов резолюций (поручений).

3.21. На доклад министру транспорта Ростовской области передаются коллективные обращения (подписанные двумя и более авторами), содержащие общественно значимый характер, обращения по поручениям Губернатора Ростовской области и его заместителей и обращения, направленные из вышестоящих органов власти. Им  определяется  порядок рассмотрения обращений граждан и им же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие структуры и гражданам, если иное не установлено резолюцией (поручением).

3.22. Обращения, не требующие непосредственного решения министра транспорта Ростовской области, направляются помощником министра транспорта Ростовской области – главным специалистом  с резолюцией (поручением), оформленной на специальном бланке, в структурные подразделения министерства в соответствии с должностными обязанностями руководителей структурных подразделений министерства.

3.23. Обращения с резолюциями (поручениями) министра транспорта Ростовской области и помощника министра транспорта Ростовской области – главного специалиста, а также на имя заместителей министра транспорта Ростовской области проходят дальнейшую обработку и регистрацию в секторе делопроизводства министерства.

3.24. Для регистрации, учета прохождения и контроля исполнения обращений граждан в министерстве используется система «Дело».

Специалист первой категории сектора делопроизводства министерства обязан сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверить обращение на повторность, зарегистрировать в системе «Дело».

3.25. Если обращение является повторным, материалы по предыдущему обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. 

3.26. Отметка о регистрации обращения осуществляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу путем проставления штампа с датой поступления обращения и регистрационным номером, который автоматически присваивается в системе «Дело». Информация о поступившем обращении вносится в регистрационную карточку системы «Дело».

В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.27. Конверты сохраняются для точного установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля, необходимого для подтверждения времени отправления и получения обращения.

3.28. Специалист первой категории сектора делопроизводства министерства обязан:

прочитать обращение, определить его тематику и тип, выявить поставленные заявителем вопросы;

проверить обращение на повторность, при необходимости сверить с находящейся в секторе делопроизводства министерства предыдущей перепиской;

заполнить регистрационную карточку системы «Дело».

3.29. В регистрационной карточке системы «Дело» указываются:

фамилия, инициалы гражданина, его адрес;

дата регистрации обращения, сроки рассмотрения, исполнитель, резолюция;

если от гражданина поступило более одного обращения, то для всех последующих уточняется, являются ли они повторными, отметка об этом делается в системе «Дело»;

тип обращения согласно тематическому классификатору;

краткое содержание вопроса, с которым обратился гражданин.

3.30. Если обращение подписано несколькими гражданами, то обращение регистрируется от первого гражданина, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

Все коллективные обращения граждан рассматриваются комиссионно с выездом на место и привлечением всех заинтересованных лиц не позднее 2-х дней с момента получения обращения исполнителем.

3.31. Если обращение направлено из другого государственного органа власти или другой организации, то отмечается:

откуда оно поступило;

регистрационный номер;

дата сопроводительного письма.

3.32. Оригиналы (подлинники) обращений граждан с резолюциями (поручениями) министра транспорта Ростовской области и помощника министра транспорта Ростовской области – главного специалиста, зарегистрированные в секторе делопроизводства министерства, передаются специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства для исполнения в структурные подразделения министерства под роспись должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях министерства.

3.33. Оригиналы (подлинники) обращений граждан, адресованные структурным подразделениям министерства и их руководителям, зарегистрированные в секторе делопроизводства министерства, передаются специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства в структурные подразделения министерства без предварительного ознакомления министром транспорта Ростовской области.

Должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, получают в секторе делопроизводства министерства под роспись оригиналы (подлинники) обращений граждан, при этом, проверяются установленные реквизиты письменного обращения, наличие указанных автором вложений и приложений.

3.34. Если в резолюции (поручении) министра транспорта Ростовской области или в резолюции (поручении)  помощника министра транспорта Ростовской области  – главного специалиста значится несколько исполнителей, то оригинал (подлинник) обращения  направляется исполнителю, указанному в резолюции (поручении) первым и работу по организации рассмотрения и направления ответа гражданину, направившему обращение, осуществляет должностное лицо, указанное в резолюции (поручении) первым.

При передаче обращений граждан от одного исполнителя другому, ответственные лица за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства   вносят соответствующую резолюцию (поручение) в системе «Дело».

3.34.1. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении  поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан.

3.34.2. Соисполнители не позднее 5 дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.34.3. Персональную ответственность за сохранность оригинала (подлинника) обращения гражданина и прилагающихся к нему оригиналов документов и резолюций (поручений), до момента передачи его в сектор делопроизводства министерства, несет исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым.

3.35. Должностное лицо министерства, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить гражданина для личной беседы, запросить в случае необходимости дополнительные материалы и получить объяснения у гражданина и иных юридических и физических лиц;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.36. Запрещается направлять жалобу для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуется.

3.37. Письменное обращение, поступившее в министерство, рассматривается в течение 30-ти календарных дней со дня его регистрации, если не установлен иной срок рассмотрения.

3.38. Обращения граждан, поступившие в министерство из вышестоящих органов власти (федеральные министерства, Государственная Дума Российской Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, Правительство Ростовской области) с указанными в резолюциях (поручениях) сроками исполнения, подлежат исполнению в указанные в поручении сроки. Если срок рассмотрения не указан, то обращение рассматривается в течение 30-ти календарных дней со дня его регистрации в Правительстве Ростовской области и (или) в министерстве.

3.39. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию министерства, такие обращения в семидневный срок со дня регистрации в секторе делопроизводства министерства направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя.

3.40. Письменные обращения, направленные для рассмотрения и решения отделом по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, возвращаются в течение 2-х дней со дня регистрации в структурных подразделениях министерства с сопроводительным письмом в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, с указанием в чьей компетенции находится рассмотрение данного обращения со ссылкой на правовой акт.

3.41. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из средств массовой информации, рассматриваются в течение месяца за исключением критических публикаций и сообщений СМИ, по которым срок рассмотрения и направления ответов не позднее 7-ми дней с момента опубликования или выхода в эфир соответствующих материалов.

3.42. Сроки рассмотрения обращений могут быть определены резолюцией (поручением) руководителя. Поручения министра транспорта Ростовской области по исполнению поручений  Губернатора Ростовской  области, Вице - губернатора  Ростовской области, курирующего заместителя Губернатора Ростовской области по обращениям граждан с пометками Правительства Ростовской области «Весьма срочно» исполняются в течение  3-х рабочих дней, «Срочно» - в течение 5-ти рабочих дней, если министром транспорта Ростовской области в поручении не определен другой конкретный срок.

3.43. Обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области подлежат рассмотрению в течение 14-ти календарных дней либо в иной, согласованный с депутатом срок.

3.44. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер должностное лицо министерства, давшее поручение по рассмотрению обращения вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

3.45. Проекты ответов в связи  с обращениями граждан, подготавливаемые за подписью министра транспорта Ростовской области, заместителей министра транспорта Ростовской области, представляются на подпись за 3 дня до установленного срока. Персональная ответственность за исполнение возлагается на исполнителя, начальника структурного подразделения министерства и курирующего заместителя министра транспорта Ростовской области. 

В случае необходимости доклада информации о результатах рассмотрения обращения министру транспорта Ростовской области, ответ гражданину направляется после его согласия.

3.46. К документам с проектами ответов или информацией по результатам рассмотрения обращений граждан, передаваемых на подпись министру транспорта Ростовской области, заместителям министра транспорта Ростовской области должны прилагаться следующие подлинные документы:

первичный документ (обращение);

резолюция (поручение) руководителя вышестоящей организации;

резолюция (поручение) министра транспорта Ростовской области;

ответ внешнего соисполнителя (при необходимости);

проект ответа на обращение или информация по результатам рассмотрения в 2-х экземплярах.

Первый экземпляр печатается на гербовом бланке министерства установленной формы и в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в министерстве, утвержденной  приказом министерства от 17.11.2011 № 315, и подлежит отправке заявителю. Второй экземпляр печатается на чистом листе формата А4 и передается исполнителем вместе с оригиналом (подлинником) обращения и документами, относящимися к рассмотрению обращения в сектор делопроизводства министерства для последующего хранения.

3.46.1. Ответ должен быть завизирован:

исполнителем;

руководителем структурного подразделения министерства;

курирующим заместителем министра транспорта Ростовской области;

специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства;

внешним соисполнителем (при необходимости).

3.46.2. В левом нижнем углу документа указываются инициалы и фамилия непосредственного исполнителя и номер его телефона.

3.47. Ответы на обращения граждан, взятые на контроль министром транспорта Ростовской области, подписываются министром  транспорта Ростовской области или непосредственно тем руководителем, кому поручено их рассмотреть.

3.48. Ответы на поручения министра транспорта Ростовской области по обращениям, взятым на контроль исполнения  Губернатором Ростовской области или вышестоящими организациями подписываются министром транспорта Ростовской области или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

3.49. Ответы на обращения граждан, направленные для рассмотрения в структурные подразделения министерства с резолюцией помощника министра транспорта Ростовской области - главного специалиста или адресованные заместителям министра транспорта Ростовской области и начальникам структурных подразделений министерства непосредственно, подписываются заместителями министра транспорта Ростовской области по курируемым направлениям.

3.50. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко и исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать какие меры приняты по обращению гражданина.

В ответах министерства, направленных в адрес  Законодательного Собрания Ростовской области, Правительства Ростовской области, в федеральные органы власти должно быть указано, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

3.51. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного запроса в государственный орган, орган местного самоуправления, иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.52. Оригиналы (подлинники) обращений граждан подлежат возврату только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме отдела по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области.

3.53. Оригинал (подлинник) рассмотренного обращения, полностью оформленного в соответствии с предъявляемыми требованиями, подписанного министром транспорта Ростовской области или иным должностным лицом министерства, указанным в резолюции (поручении), передается  в сектор делопроизводства министерства должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении министерства или непосредственным исполнителем для регистрации, отметки в системе «Дело», последующего хранения.

3.54. Отправка ответов на обращения граждан за подписью министра транспорта Ростовской области осуществляется сектором делопроизводства министерства.

 Ответы за подписью заместителей министра транспорта Ростовской области, направляются адресатам должностным лицом соответствующего структурного подразделения министерства, ответственного за ведение делопроизводства либо непосредственным исполнителем.

В ответах гражданам указывается, каким исполнительным органом или должностным лицом рассмотрено обращение.

3.55. Ответы по обращениям граждан, рассмотрение которых взято под личный контроль министром транспорта Ростовской области либо по согласованию с ним помощником министра транспорта Ростовской области - главным специалистом,  списываются «в дело» или ставятся на дополнительный контроль помощником министра транспорта Ростовской области – главным специалистом.

Ответы по обращениям граждан, не взятых под личный контроль министром транспорта Ростовской области, списываются «в дело» или ставятся на дополнительный контроль специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства.

3.56. Ответ на обращение, поступившее в министерство в форме электронного документа, направляется гражданину в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. 

3.57. Если в письменном обращении содержатся дополнительные вопросы, отнесенные к ведению иных министерств, ведомств, организаций, то, в случае необходимости, министерство имеет право запрашивать в этих органах документы и материалы о результатах рассмотрения.

3.58. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.59. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, гражданин проинформирован о результатах в письменной форме. При повторном обращении дополнительное рассмотрение обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса, вызывающего обращения.

3.60. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа оригинал (подлинник) обращения и оригиналы всех документов, относящиеся к рассмотрению обращения, если в сопроводительном письме отдела по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области не содержится просьбы об их возврате, подлежат хранению в секторе делопроизводства министерства.

С подлинников обращений граждан, подлежащих возврату в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства снимается копия обращения и всех материалов, для последующего хранения в секторе делопроизводства министерства.

 К ответу гражданина прилагаются оригиналы (подлинники) документов, приложенные гражданином к своему обращению. Если в письме не содержится просьба об их возврате, они остаются в деле по обращению гражданина, которое хранится в секторе делопроизводства министерства.

Обращения граждан, находящиеся на хранении в секторе делопроизводства министерства, при необходимости, могут по распоряжению курирующего заместителя министра транспорта Ростовской области выдаваться для работы исполнителям, с отметкой на титульном листе карточки обращения. Срок возврата, выданных документов в сектор делопроизводства министерства  не должен превышать 7 рабочих дней.

 

 

4. Контроль за  исполнением государственной функции

 

4.1. Контроль за исполнением государственной функции осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений и результатов работы с обращениями граждан.

4.2. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляется министром транспорта Ростовской области, заместителями министра транспорта Ростовской области, сектором делопроизводства министерства, а также руководителями структурных подразделений министерства, на рассмотрении у которых находятся обращения граждан.

4.3. В министерстве на контроль ставятся все обращения, поступившие в министерство.

4.4. Контроль за рассмотрением обращений включает:

постановку на контроль резолюций (поручений) министра транспорта Ростовской области, заместителей министра транспорта Ростовской области, руководителей структурных подразделений министерства, помощника министра транспорта Ростовской области – главного специалиста по рассмотрению обращений;

контроль исполнения резолюций (поручений) должностными лицами министерства по рассмотрению обращений граждан;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений граждан;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения резолюций (поручений) по обращению граждан;

снятие с контроля резолюций (поручений) по рассмотрению обращений граждан.

 4.5. Контроль за исполнением обращений, а также резолюций (поручений), данных министром транспорта Ростовской области или помощником министра транспорта Ростовской области – главным специалистом, осуществляется заместителями министра транспорта Ростовской области, руководителями структурных подразделений министерства. Ответственность за содержательную часть документов и ведение делопроизводства несут руководители структурных подразделений министерства.

 Непосредственное исполнение обращений граждан поручается специалистам структурных подразделений министерства. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения обращения граждан.

Контроль за сроками рассмотрения и полнотой ответов осуществляется специалистом первой категории сектора делопроизводства министерства.

4.6. Контроль за исполнением государственной функции направлен на выявление и устранение нарушений порядка рассмотрения обращений граждан, установленного Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», и процедур, установленных настоящим Административным регламентом.

4.7. Контроль исполнения резолюций (поручений) по рассмотрению обращений и подготовки ответов заявителям осуществляется с использованием системы «Дело».

4.8. Обращения снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

4.9. Должностные лица министерства несут ответственность за нарушение настоящего Административного регламента.

 

5. Ответственность должностных лиц при исполнении государственной функции 

5.1. Должностные лица министерства, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с федеральным и областным законодательством, в том числе за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с рассмотрением.

5.2. Персональную ответственность за сохранность оригинала (подлинника) обращения до момента передачи его в сектор делопроизводства министерства несет непосредственный исполнитель, а после передачи специалист первой категории сектора делопроизводства министерства.

5.3. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные гражданина могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

5.4. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

5.5. При утрате исполнителем оригинала (подлинника) обращения гражданина и прилагающихся к нему оригиналов документов и резолюций (поручений), назначается служебное расследование, о результатах которого информируется министр транспорта Ростовской области.

5.6. При уходе в отпуск или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения другому должностному лицу министерства по поручению руководителя структурного подразделения министерства. Контроль за передачей оригинала (подлинника) обращения гражданина и прилагающихся к нему оригиналов документов и резолюций (поручений), осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения министерства.

5.7. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, информация о выявленных фактах нарушений передается сектором делопроизводства министерства министру транспорта Ростовской области, заместителям министра транспорта Ростовской области, руководителям структурных подразделений министерства для принятия мер.

 

6. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений или действий (бездействий) министерства, исполняющего государственную функцию, а также его должностных лиц

6.1. Действия (бездействия) и решения министерства, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы министру транспорта Ростовской области.

6.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действия (бездействия) должностного лица министерства по обращению гражданина, принятое или осуществленное им в ходе исполнения государственной функции.

6.3. Обращение (жалоба) гражданина на решение или действия (бездействия) должностного лица министерства подается в письменной  или электронной форме или передается лично в сектор делопроизводства министерства и рассматривается в соответствии с настоящим Административным регламентом.

В подтверждение своих доводов к жалобе гражданин может прилагать сведения и материалы либо их копии.

6.4. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции уполномоченное лицо министерства, рассматривающее жалобу:

отказывает в удовлетворении жалобы;

удовлетворяет жалобу и признает действие (бездействие) и решение неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с  целью устранения установленных (выявленных) нарушений.

6.5. Ответ по жалобе направляется гражданину в течении 30 дней с даты регистрации жалобы в Правительстве Ростовской области и (или) в министерстве.