Приложение

к приказу министерства

транспорта Ростовской области от 01.12.2014 № 505 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в министерстве транспорта

 Ростовской области

 

 

 

 

 

 

1. Общие положения

        

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в министерстве транспорта Ростовской области (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в министерстве транспорта Ростовской области (далее – министерство).

         1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009        № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области.

         1.3. В целях автоматизации делопроизводства в министерстве применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»). Организация работы в системе «Дело» определяется распоряжением Правительства Ростовской области от 23.08.2012                 № 365 «О межведомственном электронном документообороте» и приказом министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 30.09.2014 № 95 «Об утверждении методических рекомендаций по работе в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

         1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения с информацией ограниченного доступа в министерстве.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.8. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства в министерстве, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет сектор делопроизводства министерства.

1.9. Инструктивные материалы министерства по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях министерства.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, обращениями граждан в министерстве возлагается на руководителей структурных подразделений министерства.

1.11.     Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех должностных лиц министерства. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения министерства с настоящей Инструкцией.

1.12.     Должностные лица министерства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения министерства.

1.13.     В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, корреспонденции, находящейся на контроле, в том числе резолюций к указанным документам, сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения министерства, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются на рассмотрение министру транспорта Ростовской области.

2. Основные понятия

 

В настоящей Инструкции используются понятия, предусмотренные распоряжением Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области».

 

3. Состав управленческих документов министерства

3.1.   Деятельность министерства обеспечивается системой  взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязи между министерством, Правительством Ростовской области, другими государственными органами и организациями.

Функции государственного управления в министерстве реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2.    Правовые акты.

3.2.1. Правовой акт министерства – официальный документ, издаваемый на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации, Устава Ростовской области и иных областных законов, правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области, а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач министерства, по вопросам, отнесенным к его компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

3.2.2. Нормативный правовой акт министерства устанавливает правила, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитан на неоднократное применение и действует независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Правовые акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений. Проекты постановлений готовят и вносят заместители министра транспорта Ростовской области или руководители структурных подразделений министерства на основании поручений министра транспорта Ростовской области либо в инициативном порядке.

Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в форме приказов.

3.3.   Распорядительные документы.

3.3.1     Распорядительный документ – это вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерства, не утвержденные нормативными правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

приказы по министерству;

решения коллегиальных органов министерства (решение коллегии министерства транспорта Ростовской области);

протоколы заседаний общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области;

поручения должностных лиц министерства.

3.3.2. Приказами оформляются решения ненормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы министерства.

Проекты приказов готовят и вносят заместители министра транспорта Ростовской области или руководители структурных подразделений министерства на основании поручений министра транспорта Ростовской области либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадровой и организационной работы министерства на основании соответствующих представлений, заявлений в одном экземпляре.

3.3.3. Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, приказов и их согласование  возлагается на исполнителей, которые готовят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений и приказов осуществляет отдел правовой работы министерства.

Проекты постановлений и приказов, приложения к ним визируются:               

исполнителем;

руководителем структурного подразделения министерства, внесшим проект;

курирующим заместителем министра транспорта Ростовской области;

руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, либо затрагиваются их полномочия;

начальником отдела кадровой и организационной работы министерства (при необходимости, если документ непосредственно или опосредованно содержит кадровые вопросы, либо пункт об ознакомлении руководителем отдела кадровой и организационной работы министерства должностных лиц министерства);

начальником отдела правовой работы министерства;

первым заместителем министра транспорта Ростовской области.

Проекты постановлений и приказов, связанные с финансированием, в обязательном порядке визируются начальником отдела экономики и бюджетного планирования министерства и начальником управления финансов – главным бухгалтером министерства.

Приложения с цифровыми данными визируются исполнителем постранично.

Возражения по проекту постановления или приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельном листе бумаги формата А4, который прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления или приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа постановления или приказа. Проекты постановлений и приказов без визы отдела правовой работы министерства на подпись министру транспорта Ростовской области, а в его отсутствие – лицу, его замещающему, не представляются.

Датой постановления, приказа является дата его регистрации.

Постановления, приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года и регистрируются в отделе кадровой и организационной работы министерства.  Приказы  по  основной  деятельности, по личному составу, о предоставлении отпусков, о направлении в командировку нумеруются отдельно и регистрируются в отделе кадровой и организационной работы министерства.

Копии постановлений и приказов или их размноженные экземпляры при необходимости заверяются печатью отдела кадровой и организационной работы министерства.

Проекты приказов о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, о направлении в командировку печатаются по унифицированным формам, утвержденным соответствующим постановлением Госкомстата Российской Федерации.

Проекты  постановлений и проекты приказов по основной деятельности, по личному составу  печатаются на продольных бланках  и имеют следующие реквизиты:

герб Ростовской области;

Правительство Ростовской области;

министерство транспорта  Ростовской области;

наименование вида документа – постановление или приказ;

дата и номер постановления или приказа.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера постановления или приказа (приложения №№ 1,2).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления или приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

О предоставлении права подписи

Заголовок выравнивается по левой границе текстового поля.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом  14  через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля, и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Выделение шрифта по тексту не допускается.

Текст постановления или приказа может состоять из

 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если постановление, приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование  этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом «постановляю». Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения министерства или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о  структурном подразделении министерства или должностном лице, на которое возлагается  контроль за исполнением приказа (постановления).

Если постановление или приказ  изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его  положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен содержать слова «Признать утратившим силу…», «Внести изменения в …».

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Постановления и приказы подписываются министром  транспорта Ростовской области,  а в его отсутствие – лицом, его замещающим.

В отдельных случаях правовые акты на основании соответствующего поручения министра транспорта Ростовской области подписываются заместителями министра транспорта Ростовской области.

При наличии нескольких приложений к постановлению, приказу на них проставляются порядковые номера, перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

Образцы оформления приказа и постановления приведены в приложениях №№ 3, 4.

3.3.4. Коллегия министерства транспорта Ростовской области является коллегиальным органом, образуется для рассмотрения вопросов, связанных с проведением на территории Ростовской области единой государственной политики развития отраслей дорожного хозяйства, транспорта.

Председателем коллегии является министр транспорта Ростовской области.

 

Заседания коллегии министерства транспорта Ростовской области проводятся, как правило, 1 раз в квартал.

Деятельность коллегии министерства транспорта Ростовской области осуществляется в соответствии с утвержденным планом работы на год.

Повестка дня заседания коллегии министерства транспорта Ростовской области утверждается непосредственно на заседании коллегии министерства транспорта Ростовской области.

Итоги заседаний коллегии министерства транспорта Ростовской области оформляются решениями и подписываются  председателем (приложение № 5).

3.3.5. Общественный совет при министерстве транспорта Ростовской области является коллегиальным совещательным органом при министерстве транспорта Ростовской области, создается в целях учета мнения общественных объединений и иных некоммерческих организаций, представителей профессионального сообщества и иных граждан при осуществлении министерством возложенных на него полномочий.

Председатель и секретарь общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области избираются общественным советом при министерстве транспорта Ростовской области из своего состава.

Заседания общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в три месяца.

Проект повестки дня заседания общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области формируется председателем общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области по предложению членов общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области и министра транспорта Ростовской области.

Решения общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области закрепляются в протоколе заседания общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области, который подписывается секретарем общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области и утверждается председателем общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области. Протокол должен быть утвержден в течение     5-ти рабочих дней со дня заседания (приложение № 6).

3.4.   Организационные документы.

3.4.1. Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положения о структурных подразделениях;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

3.4.2.  Положение, правила, инструкция.

Положение, правила и инструкция применяются как самостоятельные документы, которые подписываются министром транспорта Ростовской области или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положений, правил, инструкций может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.3.  План.

План – это документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами плана являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении документа.

План работ или мероприятий подписывается должностным лицом министерства, ответственным за его выполнение, с указанием даты подписания. План подлежит утверждению.

3.5.    Информационно-справочные документы.

3.5.1.  Информационно-справочные документы – это документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет;

телефонограмма.

 

 

3.5.2.  Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями министерства, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями структурных подразделений министерства - исполнителями.

Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или должностных лиц, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем структурного подразделения министерства, ответственным за подготовку совещания (заседания).

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для подшивки в дело в соответствии с его номером по номенклатуре дел структурного подразделения министерства, исполнителю направляется копия протокола.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» (ДСП).

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:  вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или ссылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему;  в последнем случае делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) по итогам совещания (заседания) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Протоколы совещаний, проводимые министром транспорта Ростовской области, регистрируются в секторе делопроизводства министерства, остальные протоколы регистрируются в структурных подразделениях министерства.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:  протоколы заседаний коллегии министерства транспорта Ростовской области, протоколы общественного совета при министерстве транспорта Ростовской области, протоколы технических и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии решений (выписки из протоколов)  при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и   должностным лицам в соответствии с указателем рассылки,  ответственным исполнителем структурного подразделения министерства, готовившим  рассмотрение вопроса. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 и  имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О (Об)». Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу. Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Подпись  отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение № 6).

Допускается форма составления краткого протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Текст краткого протокола состоит из двух частей:  вводной и основной.

В вводной части указываются лица, присутствующие на совещании.

Основная часть предусматривает фиксирование принятых решений (поручений), ответственных исполнителей, сроки исполнения поручений.

Оформленный протокол визируется должностным лицом, ответственным за ведение протокола, назначенным  руководителем, проводившим совещание.

Утверждается протокол руководителем, проводившим совещание.

3.5.3.   Служебные письма.

Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответов писем должны соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на гербовых бланках министерства, оформляются согласно приложению № 7. Оформление заголовка к тексту письма (реквизит № 18) носит рекомендательный характер.

Текст письма от фразы «Уважаемый….!» отделяется 2-3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом  14  через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Выделение шрифта по тексту не допускается.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Министерство транспорта Ростовской области считает…».

Если письмо оформлено на гербовом бланке министерства, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию непосредственного исполнителя и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, шрифтом – 9 пт.

Письма, отправляемые не участникам системы «Дело», готовятся в 2-х экземплярах, визируются всеми должностными лицами, которым поручено исполнение документа и передаются на подпись министру транспорта Ростовской области, заместителям министра транспорта Ростовской области, руководителям структурных подразделений министерства. Первый экземпляр оформляется на гербовом бланке министерства установленного образца и подлежит отправке адресату, второй экземпляр оформляется на чистом листе формата А4 с визами всех должностных лиц, которым поручено исполнение документа, в нижней части листа ниже реквизита подписи. Второй экземпляр письма хранится у исполнителя в соответствии с номенклатурой дел министерства.

Письма, отправляемые участникам системы «Дело», готовятся в одном экземпляре с использованием электронного образа гербового бланка министерства.

Для подготовки писем, отправляемых участникам и не участникам системы «Дело», исполнитель создает регистрационную карточку проекта документа (далее - РКПД) с прикреплением файла письма, оформленного с использованием электронного образа гербового бланка министерства, за исключением писем на имя Губернатора Ростовской области и писем за подписью курирующего заместителя Губернатора Ростовской области, оформляемых на чистом листе формата А4, и направляет на визирование должностным лицам, которым поручено исполнение документа.

Документ визируется:

непосредственно исполнителем;

руководителем структурного подразделения министерства;

курирующим заместителем министра транспорта Ростовской области;

первым заместителем министра транспорта Ростовской области (при необходимости);

соисполнителем (при необходимости).

После визирования документа исполнитель направляет РКПД на подпись министру транспорта Ростовской области, заместителям министра транспорта Ростовской области, руководителям структурных подразделений министерства.

Письма с ответами на поручения министра транспорта Ростовской области, передаваемые на подпись, должны содержать:

первичный документ;

резолюцию вышестоящего должностного лица или органа;

резолюцию министра транспорта Ростовской области;

ответ соисполнителя документа (если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам).

РКПД с ответами на поручения министра транспорта Ростовской области, передаваемая на подпись, должна быть связана с первичным документом.

Просроченные письма передаются на подпись с приложенной объяснительной запиской исполнителя.

В случае утери документа и (или) резолюции министра транспорта Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.

Письма, направляемые в вышестоящие и федеральные органы государственной власти, подписываются министром транспорта Ростовской области, а в его отсутствие – должностным лицом, его замещающим.

Письма, направляемые подведомственным и сторонним организациям, гражданам, подписываются министром транспорта Ростовской области, его заместителями или руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

При подписании письма на гербовом бланке министерства указывается сокращенное наименование должности и приводится расшифровка подписи должностного лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.

Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».

Служебные письма в министерстве готовятся как:

ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области;

ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области;

ответы о выполнении поручений заместителя Губернатора Ростовской области, курирующего министерство транспорта Ростовской области;

ответы о выполнении поручений министра транспорта Ростовской области, заместителей министра транспорта Ростовской области, руководителей структурных подразделений министерства;

ответы о выполнении поручений заместителя Губернатора Ростовской области, курирующего министерство, в связи с обращениями граждан;

ответы о выполнении поручений министра транспорта Ростовской области, заместителей министра транспорта Ростовской области в связи с обращениями граждан;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

Проекты писем в адрес структурных подразделений контрольного управления при Губернаторе Ростовской области, а также на имя Губернатора Ростовской области до направления на подпись подлежат согласованию и визированию заведующим сектором делопроизводства министерства либо лицом, его замещающим. Проекты вышеуказанных писем, подготовленные в нарушение установленного порядка, на подпись не представляются и не принимаются. Ответственность за установленный порядок визирования и согласования несет непосредственный исполнитель и курирующий соответствующее структурное подразделение министерства заместитель министра транспорта Ростовской области.

Служебные письма между структурными подразделениями министерства оформляются на чистом листе бумаги формата А4 и создаются в системе «Дело» без передачи на бумажных носителях. В исключительных случаях, при необходимости передачи подлинника служебного письма и (или) приложения к нему, в системе «Дело» в РКПД в графе «Примечание» исполнителем проставляется отметка «Документ с приложением на ­_ листах передан нарочно» 

3.5.4.  Акт.

Акт – это документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дата.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется  числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

3.5.5.   Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – это форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления министра транспорта Ростовской области или руководителей структурных подразделений министерства о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять их двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя,  необходимо предпринять.

Докладные, объяснительные и служебные записки регистрируются и направляются должностному лицу по системе «Дело».

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

3.5.6.  Стенограмма.

Стенограмма – это дословная запись докладов и других выступлений на совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиального органа, осуществляется методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма совещания, собрания или заседания коллегиального органа министерства ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на совещании, собрании или заседании коллегиального органа министерства стенографических и других записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.  Разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются  в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа министерства.

3.5.7. Отчет.

Отчет – это документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчетов может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы с указанием даты визирования.

3.5.8. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых  в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в том структурном подразделении,  руководителем которого она подписана.

 

4. Документация министерства.
Общие правила оформления управленческой документации

 

4.1.    Документация министерства.

Деятельность министерства обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), Регламентом Правительства Ростовской области, Регламентом министерства транспорта Ростовской области, Положением о министерстве транспорта Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях министерства. Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования   к   оформлению   документов,   является      ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65).

4.2.   Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов (за исключением правовых актов) применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный междустрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14-16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.

4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

         левое – 20 мм;

         правое – 10 мм;

         верхнее – 20 мм;

         нижнее – 20 мм.

4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в министерстве используются следующие реквизиты:

а) Герб Ростовской области;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица – автора документа;

г) справочные данные об органе исполнительной власти;

д) подпись должностного лица;

е) вид документа;

ж) место составления или издания документа;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования документа;

р) гриф утверждения документа;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа. 

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

Для изготовления бланков министерства и при оформлении документов на бланках используются следующие реквизиты:

02 – герб субъекта Российской Федерации;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 – наименование организации, подготовившей документ;

09 – справочные данные об организации, подготовившей документ;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;  

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

15 – адресат;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

27 – отметка об исполнителе.

Для изготовления    бланков   документов  в    министерстве     используют

следующие реквизиты: 02, 04, 05, 06, 08, а также отметки  для расположения реквизитов 11, 12, 13  (приложения №№ 8,9).

При оформлении документов на бланках могут использоваться следующие реквизиты:   11, 12, 13,  15, 18,  20, 21, 22, 27 (приложения №№ 8, 9).

4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов
в соответствии с Областным законом от 28.10.1996 № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области». 

4.3.4. Наименование министерства на бланке должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о министерстве транспорта Ростовской области.

Над наименованием министерства указывается наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее министерство.

Код министерства проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) министерства проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (министерства)/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4.3.5. В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен на чистом листе формата А4, и сокращенное – на документе, оформленном на гербовом бланке министерства).

Например:

 

Заместитель министра транспорта

Ростовской области                                      Личная подпись    Инициалы, фамилия

 

или

 

Заместитель министра                                 Личная подпись    Инициалы, фамилия

 

Исполнительный директор
ООО «Земля»                                 Личная подпись                           Н.И. Авдеев

 

или

 

Исполнительный директор            Личная подпись                           Н.И. Авдеев

 

 

Наименование должностей располагается по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

 

Министр транспорта

Ростовской области                                        Личная подпись  Инициалы, фамилия

 

Заместитель министра транспорта

Ростовской области                                       Личная подпись   Инициалы, фамилия

 

Генеральный директор                            Личная подпись                          И.И. Иванов

 

Главный бухгалтер                        Личная подпись                      И.П. Васильев

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

 

Начальник управления

строительства и реконструкции

автомобильных дорог

Личная подпись    Инициалы, фамилия

 

Заместитель
министра юстиции
Российской Федерации

 Личная подпись                И.П. Васильев

Начальник управления

транспорта

 

Личная подпись      Инициалы, фамилия

 

Заместитель
министра финансов
Российской Федерации

Личная подпись                Г.Э. Гришик

 

При подписании совместного документа первый лист оформляется
на чистом листе бумаги формата А4.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

 

Председатель комиссии            Личная подпись                       Инициалы, фамилия

Члены комиссии:                       Личная подпись                       Инициалы, фамилия                                                              

                                                     Личная подпись                       Инициалы, фамилия                                                               

                                                     Личная подпись                       Инициалы, фамилия

 

Председатель комиссии

 Личная подпись

  Н.И. Свистунов

Члены комиссии:

 Личная подпись

      К.П. Федорин

 

 Личная подпись

   И.Г. Василенко

 

 Личная подпись

        Г.И. Фролов

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.6. Справочные данные о министерстве включают: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта.

4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись должностного лица (далее – ЭП).

Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений министерства, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.

4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного министерством, регламентируется Положением о министерстве транспорта Ростовской области и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письме наименование вида документа не указывают.

4.3.9. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

 

Министерство сельского

хозяйства и продовольствия

Ростовской области

Управление аграрной

политики

 

или

Минюст России
Управление систематизации
законодательства

 

При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

         Например:

 

ОАО «Юг-Авиа»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову

или

 

Президенту
ЗАО «Факел»
Г.П. Петровой

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

    Председателю
садового товарищества «Аэро»
И.А. Исаеву

 

В документах, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке.

Например:

Губернатору

Ростовской области

 

Инициалы, фамилия

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций

муниципальных образований

Ростовской области

 

Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один, конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:

 

Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Милютинский пер., д. 7а,
101000, г. Москва

 

или

 

Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274

 

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Например:

 

Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018

Если в тексте документа указывается должностное лицо либо физическое лицо, инициалы указываются после фамилии.

Например:

Обращение директора ООО «Юг-Руси» Иванова И.И. поступило на рассмотрение 12.12.2014.

 

или

 

Обращение Федотова И.И. поступило на рассмотрение 12.12.2014.

4.3.10. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.07.2014.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 июля 2014 года или 15 июля 2014 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2014.07.15.

Датой документа является дата его подписания или утверждения (например, для постановления, приказа – дата подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом – дата его принятия; для утвержденного документа – дата его утверждения и т.д.). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в соответствии с действующим законодательством в тексте документа не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.3.11. Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору номенклатуры дел министерства и его порядкового номера (проставляется через косую черту), который автоматически формируется с использованием системы «Дело».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.3.12. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например: «приказ… «О создании аттестационной комиссии»…», «чего?» («кого?»), например: «Правила внутреннего трудового распорядка».

Точка в конце заголовка не ставится.

Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К» или словом «Контроль».

4.3.13. Текст документа составляется на русском языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

3-го лица единственного числа («министерство транспорта Ростовской области не считает возможным…»).

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности министерства и его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»…..»;

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области»….».

«В соответствии с постановлением Правительства Ростовской области 30.09.201 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»…..».  

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы
с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа, («предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от  первого лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности министерства и его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов  или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного  числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), если письмо оформляется на бланке должностного лица;

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «министерство считает возможным»).

4.3.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.3.15. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, постановлениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма (без отступа) от границы левого поля.

 

Например:

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

 

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

 

Например:

 

Приложения:

1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.

 

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

Параметры полей, формат шрифта приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста документа. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

На первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение». Ниже дается ссылка на документ. Строка ссылки, имеющая наибольшее количество печатных символов, выравнивается по правому краю поля, остальной текст ссылки и слово «Приложение» центрируется по отношению к самой длинной  строке.

Например:

 

Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.08.2011 № 1

или

Приложение № 1

к приказу министерства транспорта

Ростовской области

от 18.06.2007 № 256

Если документ (письмо, приказ) имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

 

Приложения: 1. Анализ работы с обращениями граждан  на 8 л. в 1 экз.             

                        2. Статистическая форма отчета на 3 л. в 1 экз.

 

Если документ имеет приложение, полное наименование, которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению
от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л.
в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

 

Если приложениями к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Например:

 

Приложение
УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 12.08.2011 № 123

 

4.3.16. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации

 

Личная подпись И.С. Новикова

Дата

или

 

СОГЛАСОВАНО

Министр  транспорта

Ростовской области

Личная подпись  Инициалы,  фамилия

Дата

 

При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии

министерства транспорта  Ростовской

области

от 26.06.2007 № 12

 

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства транспорта Ростовской области

от 17.08.2014 № 15.04/426

 

Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций,
о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

 

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись  Инициалы, фамилия

Дата

 

Лист согласования оформляется по следующей форме:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации

 

СОГЛАСОВАНО

Министр транспорта

Ростовской области

Личная подпись   Инициалы, фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

Ространснадзора

Личная подпись   Инициалы, фамилия

Дата

4.3.17. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы министерства утверждаются министром транспорта Ростовской области, заместителями министра транспорта Ростовской области, руководителями структурных подразделений министерства, в компетенцию которых входит решение вопросов, или специально издаваемым приказом.

При утверждении гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Дорожник»

_____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

 

Например:

УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания

комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области
от 14.01.2006 № 11

 

или

 

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением

Правительства
Ростовской области
от 23.09.2011 № 12

 

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.3.18. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

 

Например:

Начальник отдела правовой работы

Личная подпись  Инициалы, фамилия

Дата

 

На документах, подлинники которых остаются в министерстве и помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в РКПД с применением электронной подписи (ЭП).

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Начальник отдела правовой работы

Личная подпись  Инициалы, фамилия

Дата

 

Замечания прикрепляются в РКПД документа и подписываются с применением ЭП.

В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Приложения к проектам документов визируются постранично.

4.3.19. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

4.3.20. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом ниже реквизита «Подпись» для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:

заверительную надпись: «Верно»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

 

Например:

 

Верно.

Начальник отдела кадровой

и организационной работы           Личная подпись              Инициалы, фамилия

Дата

 

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги с указанием количества страниц: например, «Всего в копии 5 л.». Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно», «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

При пересылке копии документа министерства в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом.

Выдача копий приказов, постановлений министерства производится начальником отдела кадровой и организационной работы министерства, а при необходимости - с разрешения министра транспорта Ростовской области.

Выдача копий трудовых книжек производится отделом кадровой и организационной работы министерства на основании заявлений работников министерства на имя начальника отдела кадровой и организационной работы министерства.

Регистрация выданных копий приказов, постановлений, трудовых книжек производится в соответствующем журнале в отделе кадровой и организационной работы министерства.

4.3.21. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается шрифтом – 9 пт. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.

Например:

 

И.В. Петров
249 54 67

 

4.3.22. Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).

В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Допускается оформление указаний по исполнению документа на отдельных листах бумаги (бланках резолюций). В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним.

В министерстве для руководителей используются бланки резолюций с указанием должности руководителя, регистрационного номера и даты документа, к которому относятся указания по исполнению документа (приложение № 18).

4.3.23.  Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К». Исполнение документа (поручения) и снятие его с контроля отмечается в системе «Дело» проставлением фактической даты исполнения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ, ЭЦП министра транспорта Ростовской области или ЭП руководителя структурного подразделения министерства, если документ был адресован  ему и даты.

4.3.24. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

4.3.25. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4.3.26. Отметка о поступлении документа в министерство содержит индекс министерства по классификатору структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, через косую черту очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа с внесением номера и даты поступления.

 

5. Особенности работы с электронными документами

 

5.1. Электронные документы и проекты к ним создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

Документооборот в министерстве осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе в министерстве не допускается, за исключением обращений граждан, а также случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Документы, поступающие от организаций в министерство на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» путем сканирования и создания электронных образов документов. Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

5.2. Включение электронного образа документа в систему «Дело» возможно после подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется должностными лицами министерства, ответственными за ведение делопроизводства, с помощью ЭП должностного лица, ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

При необходимости предоставления распечатанной копии электронного документа, подписанного ЭЦП или ЭП, подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается визой должностного лица министерства, создавшего копию электронного документа.

5.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по системе «Дело» путем создания РКПД.

Проект электронного документа визируется:

         ЭП должностного лица – руководителя структурного подразделения или заместителя министра;

         простой электронной подписью специалиста.

Простой электронной подписью признается представленная сектором электронного документооборота министерства связи и информационных технологий Ростовской области по заявке сектора делопроизводства министерства учетная запись (логин и пароль) для работы в системе «Дело». Учетная запись является уникальным идентификатором пользователя и не подлежит разглашению. Учетная запись предоставляется сотрудникам министерства лично в секторе делопроизводства министерства.

         При создании РКПД исполнитель прикрепляет файл с текстом документа.         Наименование файла в РКПД называется в следующем формате             «00-00-0000_Письмо», где 00 – дата создания документа, 00 – месяц, 0000 – год».

Исполнитель направляет проект документа на визирование руководителям структурных подразделений на один рабочий день. В случае весьма срочных писем визирование осуществляется в течение трех часов.

         При получении РКПД на визирование должностное лицо может направить РКПД на визирование другим должностным лицам министерства.

         При визировании РКПД должностное лицо выбирает тип визирования «Согласен», «С замечаниями», при этом в свободном поле вводится следующий текст: «Согласен».

         Если выбирается тип визирования «С замечаниями», то необходимо указать причину замечания или  прикрепить к РКПД файл заключения в формате doc., docx., подписанный ЭП должностного лица.

         В случае получения визы «С замечаниями» исполнитель готовит новую версию проекта, затем направляет РКПД на визирование всем должностным лицам, определенным по списку визирования.

         Подписанный проект документа подлежит обязательной регистрации в системе «Дело».

         Регистрацию РКПД за подписью министра транспорта Ростовской области осуществляет сектор делопроизводства министерства.

         Регистрацию РКПД за подписью заместителей министра транспорта Ростовской области осуществляет специалист, определенный заместителем министра транспорта Ростовской области и наделенный правом регистрации документов.

         Регистрацию РКПД за подписью руководителей структурных подразделений министерства осуществляет специалист, определенный руководителем этого структурного подразделения и наделенным правом регистрации документов.

При исполнении заместителем министра транспорта Ростовской области обязанностей министра транспорта Ростовской области регистрацию документов за подписью исполняющего обязанности министра транспорта Ростовской области осуществляет специалист, ответственный за регистрацию документов данного заместителя министра транспорта Ростовской области.  

5.4. Учет, контроль и анализ обращений граждан осуществляется в системе «Дело» с учетом требований федерального и областного законодательства, методических рекомендаций управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, а также правового акта министерства о порядке осуществления приема граждан, обеспечения своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятия по ним решений и направления ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.

5.5. Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее – система МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации, а также распоряжением Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365.

5.6. Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

5.7. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф, повлекших прекращение функционирования системы «Дело», передача документов между участниками осуществляется с использованием всех доступных каналов связи и (или) на бумажном носителе до момента восстановления работоспособности системы «Дело». После восстановления работоспособности участники вносят информацию о документах, переданных по каналам связи и (или) на бумажном носителе, в систему «Дело».

 

6. Подготовка и оформление правовых актов

 

6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами министерства транспорта Ростовской области определен Регламентом министерства транспорта Ростовской области. 

Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области.

         6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. При оформлении проектов правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

оттиск печати;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

Образец бланка постановления приведен в приложении № 4 настоящей Инструкции.

При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».

В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме                 «00-00-0000_Проект постановления».

В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением).

В поле «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.

6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на министра транспорта Ростовской области, заместителей министра транспорта Ростовской области, руководителей структурных подразделений министерства, других должностных лиц министерства. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа)
с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

6.2.4.  Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указывается его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается – 12 пт); одинарный междустрочный интервал; выравнивание абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

верхнее – 1,25 см;

левое – 2,3 см;

правое – 1,5 см;

нижнее – 2 см.

Для альбомных параметров страницы:

верхнее – 2,3 см;

левое – 2 см;

правое – 1,5 см;

нижнее – 1,5 см.

6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.

6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до 5 строк.

6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в постановлениях министерства завершается словами «министерство транспорта Ростовской области п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Министр транспорта Ростовской области», «Заместитель министра транспорта Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Министр транспорта Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

 

Министр транспорта

Ростовской области                                                                Инициалы, фамилия

 

 

6.2.11. Приложение к проекту оформляется с новой страницы.

В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшего проект. Каждое приложение визируется непосредственным исполнителем.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 1
к постановлению
Правительства

Ростовской области

от 17.03.2006 № 315

 

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения
в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 года – июнь 2014 года. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января       2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например:
5 января 2013 г.

Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.

6.2.12. В министерстве проекты правовых актов готовятся на основании поручений министра транспорта Ростовской области либо в инициативном порядке. Проекты правовых актов по кадровым вопросам готовит начальник отдела кадровой и организационной работы министерства на основании соответствующих представлений, заявлений, ходатайств.

Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части.

Порядок согласования проектов правовых актов в Правительстве Ростовской области утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.

Согласование проектов правовых актов министерства производится на бумажном носителе.

На приложениях к проектам на бумажных носителях визы проставляются на последнем листе приложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на чистом листе. Например, «с замечаниями».

Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

Тексты постановлений и приказов министерства печатаются на бланках установленного образца.

6.2.13                      . Проекты правовых актов визируются:

руководителем структурного подразделения министерства, внесшим проект;

курирующим заместителем министра транспорта Ростовской области;

руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения либо затрагиваются их полномочия;

начальником отдела кадровой и организационной работы министерства (при необходимости, если документ непосредственно или опосредованно содержит кадровые вопросы, либо пункт об ознакомлении руководителем отдела кадровой и организационной работы министерства должностных лиц министерства);

начальником отдела правовой работы министерства;

первым заместителем министра транспорта Ростовской области.

Визирование проектов правовых актов осуществляется в электронном виде с использованием системы «Дело» с применением ЭП.

6.2.14. При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД. Например, «с замечаниями».

Замечания (особое мнение) по проекту, как правило, излагаются отдельно и прилагаются к проекту правового акта.

6.2.15. Если в процессе согласования в проекте правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

6.2.17. Проекты правовых актов без визы начальника отдела правовой работы министерства на подпись министру транспорта Ростовской области не представляются. Отдел правовой работы министерства проводит экспертизу проекта правового акта в течение 5 рабочих дней.

6.2.18. Должностное лицо министерства, ответственное за подготовку проекта правового акта, в случаях установленных действующим законодательством, направляет на бумажном носителе и электронном виде проект правового акта в прокуратуру Ростовской области, в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области и в правовое управление при Губернаторе Ростовской области для проведения правовой и антикоррупционной экспертизы, а также в общественный совет при министерстве транспорта Ростовской области для проведения общественной экспертизы.

6.2.19. Не подлежат правовой экспертизе в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области нормативные правовые акты и их проекты по вопросам:

установления (утверждения) тарифов (цен);

утверждения административных регламентов предоставления (исполнения) государственных услуг (функций).

6.2.20. По итогам проведения правовой экспертизы исполнитель проекта правового акта устраняет выявленные нарушения в соответствии с мотивированным заключением прокуратуры Ростовской области, Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области, правового управления при Губернаторе Ростовской области и размещает проект правового акта на сайте министерства для проведения общественной экспертизы и оценки регулирующего воздействия проекта правового акта в порядке, установленном Регламентом Правительства Ростовской области.

6.2.21. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажном носителе, так и в электронном виде с использованием системы «Дело» отделом кадровой и организационной работы министерства транспорта Ростовской области.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем сотрудникам министерства, которым данные акты рассылались первоначально.

6.2.22. Требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области определены Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области.

Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы министром транспорта Ростовской области.

Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.

Все действия по согласованию законопроекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.      

7. Бланки документов

 

7.1.         В министерстве используются гербовые бланки, утвержденные министром транспорта Ростовской области.

7.2. Документы оформляются на бланках, изготовляемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Реквизит 02 располагают над серединой реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым  (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В министерстве используются следующие виды гербовых бланков документов:

бланк письма (угловой и продольный);

бланк приказа;

бланк постановления.

Образцы бланков  письма соответствуют ГОСТу Р 6.30-2003 и приведены в  приложениях №№ 10, 11 настоящей Инструкции.

Бланк письма министерства включает в себя реквизиты 02, 08, 09, 04, 05, 06, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 21, 22, 27.

Бланк  приказа  и постановления включает в себя реквизиты 02, 08, 10, 11, 12.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) министра транспорта Ростовской области.

7.3. В переписке между структурными подразделениями министерства бланки не используется.

7.4. Бланки документов, применяемые в министерстве, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения
не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.5.        Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области:

7.5.1. Министерство, в пределах осуществления возложенных функций и задач, использует гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст «Правительство Ростовской области» печатается шрифтом размера 17 пт, название министерства располагается под текстом «Правительство Ростовской области» и печатается шрифтом размера 15 пт. На продольном бланке текст «Правительство Ростовской области» и название министерства печатается шрифтом 16 пт.

7.5.2. Гербовые бланки министерства должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

7.5.3. Самостоятельное изготовление и использование неучтенных бланков запрещается.

7.5.4. Учет и выдача бланков ведется в секторе делопроизводства министерства в соответствии с Положением о порядке учета гербовых бланков министерства, утвержденным приказом министерства.

7.5.5. Поступившие гербовые бланки в министерстве учитываются сектором делопроизводства министерства в журнале учета поступления бланков с изображением Герба Ростовской области (приложение № 12).

7.5.6. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков министерства несет должностное лицо сектора делопроизводства министерства.

Выдача гербовых бланков министерства осуществляется должностным лицом сектора делопроизводства министерства, ответственным за обеспечение сохранности гербовых бланков министерства, с отметкой в журнале учета выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области (приложение № 13).

Гербовые бланки министерства выдаются по требованию под роспись должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, согласно приказу министерства от 27.07.2012 № 193 «О гербовых бланках министерства транспорта Ростовской области».

Выдача гербовых бланков исполнителям, учет испорченных и использованных гербовых бланков министерства в структурных подразделениях министерства ведется специалистами, ответственными за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях министерства, в журнале учета поступления и выдачи гербовых бланков министерства (приложение № 14).

7.5.7. Испорченные гербовые бланки министерства с обязательным приложением служебной записки на имя руководителя министерства за подписью курирующего заместителя министра транспорта Ростовской области, а при непосредственном подчинении руководителю министерства -  за подписью руководителя структурного подразделения министерства с обоснованием причин неправильного использования передаются должностными лицами, ответственными за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении министерства, в сектор делопроизводства министерства должностному лицу, ответственному за обеспечение сохранности гербовых бланков, по акту 28 числа каждого месяца.

7.5.8. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков министерства в структурных подразделениях министерства  несут их руководители.

Ответственность за правильность использования гербовых бланков министерства несут должностные лица, отвечающие за подготовку документа.

7.5.9. В конце каждого полугодия комиссией по осуществлению контроля за правильностью учета, хранения и использования гербовых бланков министерства проводится проверка учета, сохранности и правильности использования гербовых бланков министерства.

О проведенных проверках делаются отметки в соответствующих журналах учета гербовых бланков министерства.

В случае обнаружения нарушений при учете и использовании гербовых бланков министерства комиссией составляется соответствующий акт. Председатель комиссии, а в его отсутствие заместитель председателя комиссии, при необходимости, направляет руководителю министерства служебную записку с приложением акта проведенной проверки.

7.5.10. В конце каждого полугодия комиссией уничтожаются  испорченные гербовые бланки министерства с составлением соответствующего акта об уничтожении испорченных гербовых бланков министерства.

Акты об уничтожении испорченных гербовых бланков министерства хранятся в секторе делопроизводства министерства.

Журналы учета поступления бланков с изображением Герба Ростовской области и учета выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области, а также акты об уничтожении испорченных гербовых бланков министерства включаются в номенклатуру дел сектора делопроизводства министерства.

Журнал учета и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области в структурных подразделениях министерства включаются в номенклатуру дел соответствующих структурных подразделений министерства.

 

8. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

 

8.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

8.2. Изготовление печатей и штампов министерства, необходимых для обеспечения деятельности министерства, производится по разрешению министра транспорта Ростовской области.

8.3. Образцы печатей и штампов министерства утверждаются  министром транспорта Ростовской области  (приложение № 15).

8.4. Печати и штампы министерства  регистрируются (учитываются) в отделе кадровой и организационной работы министерства в журнале учета выдачи печатей и штампов министерства (приложение № 16). Изготовленные печати и штампы выдаются отделом кадровой и организационной работы министерства под роспись должностным лицам, отвечающим за их использование и сохранность.

8.5. Письма-заявки об изготовлении печати или штампа, на основании утвержденных министром транспорта Ростовской области образцов, направляются в сектор развития инфраструктуры дорожного комплекса и координации работы с учебными заведениями управления строительства и реконструкции автомобильных дорог министерства для организации их изготовления в порядке, установленным действующим законодательством Российской Федерации.

8.6. Печати и штампы министерства должны храниться в несгораемых шкафах или сейфах. Гербовая печать министерства хранится в отделе кадровой и организационной  работы министерства.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при увольнении обязан сдать их в отдел кадровой и организационной работы министерства.

8.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы министерства возвращаются в отдел кадровой и организационной работы министерства и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в министерстве создается комиссия.

8.8. Об утере печати, штампа министерства незамедлительно ставится в известность начальник отдела кадровой и организационной работы министерства, который информирует министра транспорта Ростовской области. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей и штампов министерства  в структурных подразделениях министерства возлагается на их руководителей.

8.9. Гербовая печать министерства ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности.

8.10. Ответственными за содержание документов, заверенных гербовой печатью, являются должностные лица, их подписавшие.

8.11. Передача гербовой печати посторонним лицам и вынос за пределы здания не допускается.

8.12. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

8.13. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

 

 

 

 

 

9. Организация документооборота и исполнения документов

 

 9.1. Общие правила организации документооборота.

9.1.1. Движение документов в министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, направления их «В дело» образует документооборот.

9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией.

9.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документами (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tiff; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).

9.2. Прием, регистрация, отправка документов.

9.2.1.  Регистрация служебных документов – это фиксация фактов  поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в РК системы «Дело»   (приложение № 17).

Документы, поступающие на бумажных носителях и по электронной почте, регистрируются в системе «Дело».

Поступившие документы, адресованные министру транспорта Ростовской области и министерству, учитываются сектором делопроизводства министерства.

При приеме корреспонденции, переданной нарочно и адресованной министру транспорта Ростовской области, сектором делопроизводства министерства на втором экземпляре (копии) ставятся отметка (штамп) министерства, дата, подпись должностного лица, принявшего документ.

Прием корреспонденции, переданной нарочно и адресованной заместителям министра транспорта Ростовской области или руководителям структурных подразделений министерства, производится в соответствующих структурных подразделениях министерства.

При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются  сектором делопроизводства министерства исполнителю.

Вся учтенная в секторе делопроизводства министерства поступающая корреспонденция, адресованная министру транспорта Ростовской области и министерству, передается помощнику министра-главному специалисту для просмотра, подготовки проектов резолюций к документам, требующим решения министра транспорта Ростовской области, и передачи их ему на рассмотрение.

Документы, не требующие непосредственного решения министра транспорта Ростовской области, распределяются помощником министра-главным специалистом соответствующим исполнителям.

9.2.2. Регистрация входящих документов, адресованных заместителям министра транспорта Ростовской области, начальникам структурных подразделений министерства осуществляется должностными лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства.

9.2.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства возлагается на заместителей министра транспорта Ростовской области и начальников структурных подразделений министерства.

Ответственность за своевременное, правильное и достоверное  введение информации в систему «Дело» несут должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства  в структурных подразделениях министерства.

Контроль за осуществлением ведения системы «Дело» ответственными должностными лицами в структурных подразделениях возлагается на сектор делопроизводства министерства.

9.2.4. Подготовка проектов резолюций к документам, требующим решения министра транспорта Ростовской области, и передача вышеуказанных документов ему на рассмотрение осуществляется в электронном виде в системе «Дело».

Резолюция – это поручение по рассмотренным документам.

В министерстве для руководителей применяются специальные бланки резолюций с указанием должности руководителя, регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится  (приложение № 18).

Резолюция к документу пишется соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случае, когда поручение дается нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.

Допускается оформление резолюции непосредственно на документе между реквизитами адресата и текстом документа или на любой свободной от текста площади, кроме полей.

Поручение руководителя, оформленное на бланке резолюции, является неотъемлемой частью основного документа,  скрепляется с ним и вносится в РК в системе «Дело».

9.2.5. Электронные документы, поступающие от участников межведомственного электронного документооборота, не подлежат перерегистрации и рассматриваются в министерстве с уникальным регистрационным номером, присвоенным в системе «Дело» при регистрации документа. Датой поступления документа в министерство считается дата отправки документа в адрес министерства, с учетом протокола действий пользователя по отправке документа.

9.2.6. Документы, поступившие в министерство, сортируются должностным лицом сектора делопроизводства по адресатам, и определяются документы, подлежащие регистрации.

Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. Поступившие в адрес руководителей структурных подразделений министерства письма с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются сектором делопроизводства должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, для передачи руководителю, которому они адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они регистрируются в секторе делопроизводства министерства. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр приобщается к поступившему материалу, а второй – направляется отправителю документа. Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи или с неадекватной подписью, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются в системе «Дело» и возвращаются отправителю.

9.2.7. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

9.2.8. При регистрации входящих документов одинакового содержания,
но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер. На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.

9.2.9. Должностными лицами – исполнителями поручения РКвносится подчиненная резолюция (при необходимости), а также в обязательном порядке отчет исполнителя.

9.2.10. Документы, поступившие на исполнение в структурные подразделения министерства и зарегистрированные сектором делопроизводства министерства, не перерегистрируются.

9.2.11. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело».

Отправляемые документы за подписью министра транспорта Ростовской области регистрируются в секторе делопроизводства министерства и отправляются адресату.

Отправляемые документы за подписью заместителей министра транспорта Ростовской области и руководителей структурных подразделений министерства регистрируются и отправляются адресату ответственными за делопроизводство должностными лицами в соответствующих структурных подразделениях.

Отправка документов в органы исполнительной власти и муниципальные образования Ростовской области производиться по системе «Дело» без создания бумажного документа. Оригиналом документа в этом случае считается электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

9.2.12. На всех поступающих документах на нижнем поле первой страницы справа проставляется  отметка (штамп) сектора делопроизводства министерства с указанием даты, входящего регистрационного номера. Допускается проставление отметки (штампа) на любом свободном поле первой страницы документа. Регистрационный номер документов состоит из индекса министерства, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

На всех поступающих документах, адресованных заместителям министра транспорта Ростовской области и начальникам структурных подразделений министерства, на нижнем поле первой страницы справа должностными лицами ответственными за делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях министерства проставляется входящий номер и дата регистрации документа. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения министерства, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

9.2.13. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа.

В системе «Дело» регистрация ответов на ранее данные поручения производится посредством установления связок между входящим и исходящим документами. Документы и проекты документов между структурными подразделениями министерства  передаются в электронном виде по системе «Дело».

9.2.14. На документах, поступивших в сектор делопроизводства министерства на бумажных носителях до 17 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления,  на поступивших после 17 часов  – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

На документах, адресованных заместителям министра транспорта Ростовской области и начальникам структурных подразделений министерства, и поступивших в структурные подразделения министерства после 17 часов текущего дня проставляется регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

9.2.15. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в системе «Дело» и доступна должностным лицам министерства в соответствии с заданными правами доступа.

9.2.16. Срок рассмотрения документов с момента их поступления в министерство до передачи на исполнение – не более двух рабочих дней.

 

 

 

 

 

10. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам электронной почты
и факсимильной связи

 

10.1. Электронная почта и факсимильная связь –  один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

10.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

10.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения министерства.

10.4. Ответственность за содержание передаваемой информации, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения.

10.5. Передача и прием документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты.

10.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

10.7. Обмен электронными сообщениями осуществляется через электронный почтовый ящик.

10.8. Сектором делопроизводства министерства на Server 2003 /общая/ Сектор делопроизводства  размещена папка «Почта, полученная на электронный адрес министерства», которая содержит электронные папки заместителей министра транспорта Ростовской области и руководителей структурных подразделений министерства, подведомственных министру транспорта Ростовской области, в которые ежедневно в 16.00 сектором делопроизводства министерства размещаются письма по принадлежности, поступающие на адрес электронной почты министерства.

Отправка писем с адреса электронной почты министерства осуществляется сектором делопроизводства министерства ежедневно в 16.00, за исключением срочной почты.

Так же, каждый вторник сектором делопроизводства министерства для того, чтобы не загружать сервер, из вышеуказанных электронных папок удаляется вся хранящаяся там информация за прошедшую неделю.

10.9. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты, установленных в структурных подразделениях министерства, осуществляется их руководителями.

10.10. Адрес электронной почты министерства: mintrans@donland.ru.

 

           11. Контроль исполнения документов

                              

Контроль исполнения документов в министерстве осуществляется в системе «Дело».

Контролю подлежат все зарегистрированный документы.

Контроль исполнения документов предусматривает учет, анализ сроков и качество исполнения входящих документов.

К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, организаций, и обращений граждан – с даты их поступления;

внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, сроков, установленных законодательством, резолюцией руководителя. Срок исполнения контрольных поручений с резолюцией Губернатора Ростовской области и штампом «Контроль» - 14 дней со дня рассмотрения их Губернатором Ростовской области. Резолюция «Срочно», равно как и штамп «Срочно», устанавливают срок исполнения поручений – 5 дней, «Весьма срочно» - 3 дня. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее, чем за 2 дня до истечения срока) представляет через сектор контроля исполнения поручений Губернатора Ростовской области предложения, согласованные с курирующим заместителем Губернатора Ростовской области, о продлении срока с указанием причин продления.

Информация по запросам средств массовой информации предоставляется в семидневный срок. Уведомление об отказе в предоставлении информации вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.

Проекты ответов на служебные письма, ответы в связи с обращениями граждан, подготавливаемые за подписью министра транспорта Ростовской области, представляются помощнику министра-главному специалисту за 3 дня до установленного срока. Персональная ответственность за исполнение возлагается на исполнителя и курирующего заместителя министра транспорта Ростовской области.

Представление указанных документов осуществляется по системе «Дело».

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Если дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя, она фиксируется в РК системы «Дело».

В случае изменения срока исполнения документов, ответственное должностное лицо своевременно вносит изменения в РК системы «Дело».

Приостанавливать или отменять исполнение документа имеют право:

вышестоящие органы;

орган – автор документа;

министр транспорта Ростовской области;

заместители министра транспорта Ростовской области, если документ адресован непосредственно на руководителей структурных подразделений министерства, курируемых ими.

В случае исполнения документа несколькими  должностными лицами министерства, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнители получают документ по системе «Дело».

Ответственность за координацию работ, полноту и сроки исполнения документа несет ответственный исполнитель. Он вправе отдавать соисполнителю распоряжения, направленные на исполнение документа.

Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения поручений и требований к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, несет помощник министра - главный специалист.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, специалист, ответственный за исполнение документов, обязан передать другому специалисту, исполняющему его обязанности в соответствии с должностным регламентом, все находящиеся у него на исполнении служебные документы и поставить в известность сектор делопроизводства министерства, обеспечивающего контроль исполнения документов.

Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль.

После получения отчета исполнителя об исполнении документа в системе «Дело» документ снимается с контроля соответствующим должностным лицом - контролером поручения проставлением фактической даты исполнения документа в резолюции руководителя в РК документа.

Сведения об исполненном документе записываются в РК в системе «Дело» должностными лицами, ответственными за исполнение документа, а именно, заполняется отчет исполнителя (проставляется отметка об исполнении, дата, краткая информация о ходе исполнения).

Если в ходе исполнения поручения возникает необходимость внесения новой информации, то предыдущая информация не удаляется, а новая вносится перед ней, т.е. с первой строчки поля, таким образом, информация выстраивается в хронологическом порядке по убыванию дат внесения информации.

Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок которых истекает в течение следующей недели.

Аналитический контроль представляет собой осуществляемый помощником министра-главным специалистом ежемесячный (обобщенный за полугодие) анализ исполнения планов министерства, который до 15 числа месяца, следующего за отчетным (в полгода), представляется министру.

Основанием для снятия с контроля является исполнение и проставление отчета об исполнении документа, поступившего в министерство через рассылку адресата в системе «Дело», или РК входящих документов, а так же снятие с контроля вышестоящего руководителя, поставившего на контроль исполнения документ.

 

12. Организация документов в делопроизводстве

 

12.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ГКУ «Государственный архив Ростовской области» в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства (Росархив), а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству министерства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

12.2. Составление номенклатуры дел:

12.2.1. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, образующиеся в министерстве, их виды, состав и содержание.

12.2.3. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений министерства (приложение № 19) и сводная номенклатура дел министерства (приложение № 20).

12.2.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием специалиста сектора делопроизводства министерства, ответственного за архив, подписывается руководителем подразделения и представляется в сектор делопроизводства министерства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в сектор делопроизводства министерства для включения в сводную номенклатуру дел.

12.2.5. Сводная номенклатура дел составляется заведующим сектором делопроизводства министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений министерства.

12.2.6. Сводная номенклатура дел министерства визируется руководителями структурных подразделений министерства, должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, заведующим сектором делопроизводства министерства, согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается приказом министерства.

12.2.7. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в министерстве не было структурных изменений.

12.2.8. После утверждения сводной номенклатуры дел министерства  структурные подразделения министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.2.9. Сводная номенклатура дел, утвержденная приказом министерства, является документом постоянного хранения и печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел министерства является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел министерства, хранится в отделе кадровой и организационной работы министерства вместе с приказами по основной деятельности министерства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего и хранится в секторе делопроизводства министерства. Третий передается в ГКУ «Государственный архив министерства Ростовской области».

12.2.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.2.11. Названиями разделов номенклатуры являются названия структурных подразделений министерства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

12.2.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.2.13. Графы номенклатур заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного классификатором структурных подразделений цифрового обозначения министерства, цифрового обозначения структурного подразделения министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения министерства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 15.12-05, где 15.12 – обозначение структурного подразделения министерства, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.), или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения министерства (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)»

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

 

«Переписка министерства с органами исполнительной власти

Ростовской области»

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

 

«Переписка министерства с подрядными, научно-исследовательскими организациями»

 

В заголовке указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка министерства с Федеральным дорожным агентством об основной деятельности»

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка министерства с администрациями муниципальных образований об основной деятельности»

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

«Переписка с Областным музеем краеведения

(г. Ростов-на-Дону) об использовании архивных документов»

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивом срок хранения.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящие с 2011 года).

12.2.14. Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

12.2.15. По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 21).

12.3. Формирование и оформление дел:

12.3.1. Формирование дел –  это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.3.2. Дела формируются в министерстве в структурных подразделениях министерства.

12.3.3. По исполненным документам в 15-дневный срок проставляется отметка о списании в системе «Дело». При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения министерства или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

12.3.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении министерства.

12.3.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

12.3.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской Собрания области, правовые документы министерства.

Документы коллегии министерства группируются в одно дело: протоколы, решения, справки.

Положения, инструкции, утвержденные приказами министерства, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.3.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

12.3.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 22); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.3.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Министерство транспорта Ростовской области» – указывается  полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается название структурного подразделения министерства в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел министерства; «заголовок дела» – переносится из номенклатуры дел министерства, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обозначения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номер фонда, описи дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве министерства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной-проверочной комиссией (до этого проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.3.10. Для учета документов определенных категорией постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись дел документов подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.3.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,  заверительные надписи не составлять.

Оформление дел временного срока хранения (до 10 лет), постоянного срока хранения, по личному составу и составление сводных описей этих дел осуществляется должностными лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства с помощью заведующего сектором делопроизводства министерства.

12.4. Организация оперативного хранения документов:

12.4.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

12.4.2. Руководители структурных подразделений министерства и должностные лица, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

12.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

 В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12.4.4. Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив министерства.

 

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

 

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение организуется архив министерства.

Документы министерства после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный архив Ростовской области по истечении 10 лет хранения документов в министерстве.

Передача дел в архив министерства осуществляется ежегодно структурными подразделениями министерства по графику, утверждаемому сектором делопроизводства министерства.

В архив министерства передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также дела временного хранения (до 10 лет) хранения. Их передача производится только по описям дел.

Заведующий сектором делопроизводства министерства, ответственный за архив министерства, принимает по описи учтенные, качественно оформленные и упорядоченные документы структурных подразделений министерства не позднее, чем через два года после их завершения делопроизводством.

В период подготовки дел к передаче в архив министерства должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел министерства.

Прием каждого дела производится заведующим сектором делопроизводства министерства, ответственным за архив министерства, в присутствии должностного лица структурного подразделения министерства по описи. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дела, а также подписи должностного лица, ответственного за архив министерства и должностного лица, передавшего дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения передаются в архив по сдаточным описям, хранение их допускается в скоросшивателях.

13.1. Экспертиза ценности документов:

13.1.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности научного, исторического и практического значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

13.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив министерства.

13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в министерстве создается экспертная комиссия.

13.1.4. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных должностных лиц в количестве не менее 5 человек.

В состав комиссии в обязательном порядке включается должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в министерстве и по согласованию сотрудник ГКУ «Государственный архив Ростовской области».

Председателя комиссии назначает министр транспорта Ростовской области.

13.1.5. Функции и права экспертной комиссии министерства определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Правительства Ростовской области и утверждается приказом министерства.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает сводную номенклатуру дел министерства;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в ГКУ «Государственный архив Ростовской области»;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Правительства области;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

13.1.6. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

13.1.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.1.8. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел (приложение № 25). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

13.1.9. По результатам экспертизы ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив министерства.

Описи, подготовленные структурными подразделениями министерства, служат основой для подготовки сводной описи.

13.1.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с государственным архивом Ростовской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

13.1.11. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах и представляются на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Правительства Ростовской области (приложения №№ 26, 27, 28).

13.1.12. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

13.1.13. Акт о выделении к уничтожению составляется, как правило, на дела всего министерства (приложение № 29).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

        

14. Подготовка и передача документов в архив министерства

ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства

 

14.1. В своей практической деятельности должностные лица, ответственные за делопроизводство в министерстве и в структурных подразделениях министерства в работе с документами, руководствуются методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Правительства Ростовской области и             ГКУ «Государственный архив Ростовской области», положением об архиве министерства, номенклатурой дел.

14.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении министерства.

14.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаются в архив по сдаточным описям, хранение их допускается в скоросшивателях.

Прием каждого дела производится по описи. В конце экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел в архив, а также подписи сотрудников, принявших и передавших дела.

14.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства, должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении министерства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

14.5. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения министерства, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются, как правило, на срок не более трех дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с заменой в деле заверенной копией документа и акта о причинах выдачи подлинника.